エクセルでシフト作成はできる？作成のコツや注意点を紹介！

シフト作成業務の効率化を検討している方の中には、エクセルでのシフト作成に興味を持っている方も多いでしょう。
ただ、エクセルは若干複雑なシステムですので、

「どうやって使えばいいの？」

という疑問を抱えている方もたくさんいると思います。

そこでこの記事では、エクセルでシフトを作成するコツや注意点について詳しく解説していきます。

エクセルでシフト作成を行うメリット

まずは、エクセルでシフト作成を行うメリットについて詳しく見ていきましょう。

情報が多い

先ほども解説したように、エクセルは使い方が若干複雑です。
様々な関数があり、テンプレートの数も多いため、どうやって使えばいいか悩んでしまいますよね。
ただ、その分利便性が高く、シフト作成以外の様々な業務で使用されているソフトでもありますので、ネット上に情報がたくさん転がっています。
そのため、わからないことが出てきても、ネットで検索をするとすぐに答えやヒントを見つけられます。

細かなカスタマイズも可能

エクセルは機能が多い分、細かな設定やカスタマイズが可能です。
シフト作成においても、運営している事業の内容や従業員の人数に合わせてカスタマイズができますので、

「自社に合ったシフト表を作成したい」

と考えている方に最適と言えます。

エクセルでシフト作成を行うデメリットと注意点

では次に、エクセルでシフト作成を行うデメリットと注意点について詳しく見ていきましょう。

関数の知識が必要

エクセルを使いこなすためには、関数の知識を身につける必要があります。
関数については、勉強すれば誰でも身につけられるものですが、覚えるまではかなり大変です。
関数の知識がない従業員をシフト担当にする場合、最初は戸惑ってしまい、シフト作成に多くの時間がかかってしまうこともありますので注意しましょう。

属人化しやすい

エクセルでのシフト作成は、属人化しやすいです。
なぜなら、先ほども解説したように関数の知識が必要だからです。
現在の担当者が関数の意味と使い方を理解していたとしても、次の担当者が関数の知識を持っているとは限りません。
このようなこともあり、シフト作成業務の担当変更に伴う引継ぎで苦戦してしまうケースもあります。

自社ルール全てに対応しきれない

エクセルには、シフト作成用のテンプレートがいくつか用意されています。
これらのテンプレートを活用することにより、一般的なシフト表であればすぐに作成が可能になります。
ただし、用意されているテンプレートはあくまでも“一般的”なものであり、それぞれのお店や会社に沿ったものではありませんので、オリジナルのシフト表を作成するのに時間がかかってしまうのです。

エクセルで用意されているシフト管理表の種類

では次に、エクセルが用意している代表的なシフト管理表とその特徴について詳しく見ていきましょう。

タイムシフト表

タイムシフトというのは、その日の営業時間に必要な人員が記載されているシフト表のことです。
このシフト表には、

・雇用形態
・名前
・役割
・勤務時間
・合計時間

などが記載されており、各項目を埋めていくことによってシフトを作成できます。

週間シフト表

週間シフト表というのは、1週間ごとのシフトが記載された票のことです。
先ほど紹介したタイムシフトと基本的な項目は変わりませんが、シフトを曜日ごとで管理できますので、

・勤務状況
・勤務時間

などを把握するのに最適と言えます。

月間シフト表

月間シフト表というのは、シフトを月単位で管理できる表のことです。
カレンダーのように細かくシフトが表示されますので、詳細情報を得るためのシフト表としては使いにくいですが、誰がどの時間に出勤しているのかを確認するには便利です。

このシフト表は、変則的なワークスタイルではなく、勤務開始時間と終了時間が固定のワークスタイルに適していると言えます。

エクセルでシフトを作成するコツ

では次に、エクセルでシフトを作成するコツについて詳しく見ていきましょう。

関数の知識を身につける

先ほども解説したように、エクセルでシフトを作成するためには、関数の知識が必要不可欠です。
良く使用するのは、

・DATA関数→日付の入力
・WEEKDAY関数→曜日の入力
・COUNTA関数→出勤日数の入力
・COUNTIF関数→稼働人数の入力
・SUM関数→出勤人数

などです。
これらの関数を活用することによって、効率的にシフトを作成できるようになります。

逆に言えば、これらの関数を使わないとシフト表の作成に大幅な時間がかかってしまいます。
エクセルでのシフト作成を検討している方は、ひとまず関連する関数を覚える所から始めていきましょう。

シフト作成をより簡単にするなら「シフト屋さん」がおすすめ！

関数の知識や操作方法をマスターすれば、エクセルでもシフト表を作成できます。
ただ、この「関数を覚える」「操作方法をマスターする」ことにかなりの時間を費やしてしまうケースも多いです。
この記事を見ている方の中にも、

「難しいことはよくわからない」
「エクセルでシフト表を作成する自信がない」

と悩んでいる方がたくさんいるでしょう。

そのような方は、直感操作で自社に合ったシフト表を作成できる「シフト屋さん」をご活用ください。
このオンラインツールには、制約問題最適化エンジンを使用した自動シフト表作成機能が搭載されており、

・従業員の希望
・勤務日数
・必要人数

などに応じたシフトをボタン1つで自動作成できます。

また、URLの共有で誰でも簡単にシフト表にアクセスできますので、その都度シフトを紙に印刷する必要もありません。
お試し感覚で使えるゲストプラン（無料）や、小規模事業者向けの無料プランなども用意していますので、気になる方は是非一度お試しください。

まとめ

シフト表は、多機能便利ツール「エクセル」でも作成できます。
ただ、エクセルにはたくさんのメリットがありますが、

・関数の知識が必要
・属人化しやすい
・自社ルール全てに対応しきれない

などのデメリットも存在しています。

これらの悩みや課題は、弊社が開発しているオンラインシフト作成ツール「シフト屋さん」で解決できます。
エクセルでのシフト作成に自信がない方、シフト作成に特化したソフトを使いたいと考えている方は、ぜひ一度登録不要のゲストプランで機能性や利便性をお試しください。