プライバシーポリシー
1. 個人情報の定義
個人情報とは、個人情報の保護に関する法律に規定される生存する個人に関する情報（氏名、生年月日、その他の特定の個人を識別することができる情報）、ならびに特定の個人と結びついて使用されるメールアドレス、ユーザーＩＤ、パスワード、クレジットカードなどの情報、および個人情報と一体となった趣味、家族構成、年齢その他の個人に関する属性情報であると認識しています。
2. 個人情報利用目的の特定
クラーヴェ合同会社（以下「当社」といいます。）は、個人情報を取り扱うにあたって、その利用の目的を出来る限り特定します。当社は、取得した個人情報を、以下の目的のために利用します。
(1) 本サービスの提供、運営および会員の本人確認のため
(2) 会員からのお問い合わせ、ご要望への対応およびサポートを提供するため
(3) 利用料金の決済、請求およびサブスクリプションを管理するため
(4) 従業員の招待機能その他本サービスの各種機能を会員に提供するため
(5) 本サービスの保守・メンテナンス、利用規約・プライバシーポリシーの変更その他の重要なお知らせを会員に通知するため
(6) 本サービスに関する新機能・更新情報、キャンペーンその他のご案内（電子メール等による配信を含みます。）を会員に提供するため
(7) 本サービスの利用状況の分析、本サービスの品質向上ならびに新たなサービスの開発および改善のため
(8) 利用規約その他の規約に違反する行為に対応するため
(9) アップロードされたシフト表等のファイル、会員が本サービスのかんたん設定機能（チャット形式で初期設定を行う機能）に入力した文章、会員が貼り付けた従業員の希望に関する文章および画像、ならびに会員が対話アシスタント（しーちゃん）に入力した文章をAIにより解析し、シフトの初期設定案、勤務に関する条件・ルールの設定案、従業員の希望の入力案および既存の設定の変更案を作成し、ならびに会員のご質問にお答えするため
(10) 上記各号に付随または関連する目的のため
会員は、前項(6)に基づくご案内の配信について、当社所定の方法（配信する電子メールに記載の配信停止手続等）により、いつでもその配信の停止を求めることができます。
3. クッキー・IPアドレス情報
当社は、当社サイトが正しく機能するようにクッキー（Cookie）を使用しています。
クッキーは、ブラウザにより当社サイトご利用者のコンピュータ上に保存される情報です。当社は、異なる目的のために、異なる種類のクッキーを使用しています。
a. 機能性クッキー（Functional cookies）：当社サイトが正しく機能するために必要なクッキーであり、アカウントを作成するのに必要なクッキーも含みます
b. 分析クッキー（Analytical cookies）：当社サイトご利用者が当社サイト（の一部）をどのように使用されているかについての情報を得るためのクッキーです。これにより、当社は当社サイトを改善し、当社サイトを、当社サイトご利用者にとっての関心事や重要事項にできる限り合致した内容にすることができます。当社は、クッキーにより取得したデータを、当社サイトの利用状況を分析するためにのみ使用します。
c. 広告クッキー（Advertising cookies）：当社サイトの一部のページにおいて、第三者配信事業者が広告を配信するために使用するクッキーです。
当社は、当社サイトの利用状況の分析、品質向上、不具合の検知および広告配信のため、以下の第三者サービスを利用しています。これらのサービスの利用に伴い、閲覧ページのURL、ブラウザ・端末に関する情報、IPアドレス、クッキー等の識別子が、当社サイトご利用者のブラウザから各サービス提供者に送信されることがあります。
(1) Google アナリティクス（Google LLC）：当社サイトの利用状況の分析およびサービス改善のために使用しています。送信される情報およびその取扱いについては、Googleのポリシーをご確認ください。
(2) Google AdSense（Google LLC）：当社サイトの一部のページ（シフト表の公開閲覧ページ等）における広告配信のために使用しています。Googleを含む第三者配信事業者は、クッキーを使用して、当社サイトや他のウェブサイトへの過去のアクセス情報に基づく広告を配信します。当社サイトご利用者は、広告設定でパーソナライズ広告を無効にできます。また、www.aboutads.infoにアクセスすることで、パーソナライズ広告に使用される第三者配信事業者のクッキーを無効にできます。
(3) Sentry（Functional Software, Inc.）：当社サイトの不具合（エラー）の検知および品質改善のために使用しています。エラー発生時に、エラーの内容、発生箇所、ブラウザ・端末に関する情報等が送信されます。
ほとんどのブラウザは、クッキーを有効とする設定がデフォルトになっています。ブラウザの設定により、クッキーを無効にしたり、クッキーの送信時にそれを表示したりすることが可能です。ただし、クッキーが無効にされた場合、当社やその他のウェブサイト上の機能やサービスが正しく機能しない可能性があります。
4. 個人情報利用の制限
当社は、あらかじめご本人の同意を得ず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱うことはありません。合併その他の理由により個人情報を取得した場合にも、あらかじめご本人の同意を得ないで、承継前の利用目的の範囲を超えて取扱うことはありません。ただし、次の場合はこの限りではありません。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得 ることが困難であるとき
(4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協 力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
5. 個人情報の適正な取得
当社は、適正に個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得することはありません。また、15歳未満の子供から親権者の同意なく個人に関する情報をみだりに収集しないよう留意します。
6. 個人情報の取得に際する利用目的の通知
当社は、個人情報を取得するにあたり、あらかじめその利用目的を公表します。ただし、次の場合はこの限りではありません。
(1) 利用目的をご本人に通知し、または公表することによりご本人または第三者の生命、身体、財産その他の 権利利益を害するおそれがある場合
(2) 利用目的をご本人に通知し、または公表することにより当社の権利または正当な利益を 害するおそれがある場合
(3) 国の機関もしくは地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であ って、利用目的をご本人に通知し、または公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
7. 個人情報利用目的の変更
当社は、個人情報の利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えては行わず、変更された利用目的について、ご本人に通知し、または公表します。
8. 個人情報の安全管理・従業員の監督
当社は、個人情報の漏洩、滅失またはき損の防止その他の個人情報の安全管理が図られるよう、個人情報保護規程を定め、従業員に対する必要かつ適切な監督を行います。
9. 委託先の監督
当社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委託先と機密保持を含む契約の締結、または、当社が定める約款に合意を求め、委託先において個人情報の安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。なお、外国にある委託先における個人データの取扱いについては、第18条に定めます。
10. 第三者提供の制限
当社は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめご本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供しません。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難で あるとき
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を 得ることが困難であるとき
(4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(5) 予め次の事項を告知あるいは公表をしている場合
1. 利用目的に第三者への提供を含むこと
2. 第三者に提供されるデータの項目
3. 第三者への提供の手段または方法
4. ご本人の求めに応じて個人情報の第三者への提供を停止すること
ただし次に掲げる場合は上記に定める第三者には該当しません。
(1) 当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
(3) 個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報 の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめご本人に通知し、またはご本人が容易に知り得る状態に置いているとき
11. 個人情報に関する事項の公表等
当社は、ご本人から、個人情報の開示を求められたときは、ご本人に対し、遅滞なく開示します。ただし、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞なく通知します。
(1) ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合
なお、アクセスログなどの個人情報以外の情報については、原則として開示いたしません。
12. EU圏の当サイトご利用者の権利
個人データの処理が同意に基づくものである場合、当社サイトご利用者は、いつでもご自身の個人データに関係する同意を取り下げる権利を有します。
当社サイトご利用者は、ご自身の個人データへのアクセスを求める権利を有します。これにより、当社サイトご利用者は、当社が保有するご自身の個人データの写しを受け取ることができます。
当社サイトご利用者は、当社が保有するご自身の個人データの訂正を求める権利を有します。これにより、当社が保有する、当社サイトご利用者に関するいかなる不完全又は不正確なデータも訂正することが可能です。
当社サイトご利用者は、ご自身の個人データを削除することを求める権利を有します。これにより、当社が正当な理由なく処理し続けている個人データを削除することが可能です。
当社サイトご利用者は、当社が正当な利益のために行うご自身の個人データの処理に対して、異議を述べる権利を有します。当社が、直接マーケティング目的で個人データの処理を行っている場合、当社は当社サイトご利用者の異議を常に受け入れます。それ以外の目的で個人データの処理を行っている場合、当社は、(i)当社サイトご利用者の利益・権利及び自由に優先される、又は(ii)法的措置の開始・実行又は主張立証に関連する、やむを得ない正当な理由がある場合を除き、個人データの処理を中止いたします。
当社サイトご利用者は、ご自身の個人データの処理の制限を求める権利を有します。
当社サイトご利用者は、ご自身又は第三者にご自身の個人データを移転することを求める権利を有します。当社は、当社サイトご利用者又は当社サイトご利用者が指定した第三者に対し、当社サイトご利用者の個人データを、構造化された、一般的に使用される、機械により読み取り可能なフォーマットで提供いたします。なお、この権利は、当社サイトご利用者から最初に同意を得て、又は当社サイトご利用者との契約を履行するために当社が使用した、処理の自動化された情報についてのみ適用されることにご注意ください。
上記権利の行使に、費用はかかりません。当社は、当社サイトご利用者のご請求への対応状況に関する情報を直ちに、またいかなる場合も当社サイトご利用者からのご請求を受領した後１か月以内に提供します。ご請求内容の複雑さや数によって、かかる期間は、さらに２か月延びる場合があります。期間が延びる場合は、当サイトご利用者のご請求を受領した後１か月以内にその旨を通知いたします。
当社サイトご利用者のご請求が明らかに根拠を欠いているか過剰である場合、特にご請求を繰り返されているような場合には、当社は当社サイトご利用者に合理的な費用を請求するか、当社サイトご利用者のご請求への対応をお断りさせていただきます。
上記権利に加え、当社サイトご利用者には、いつでも監督当局（特に、当社サイトご利用者の住所地、勤務地又はGDPR違反があったとされるEU加盟国の監督当局）に苦情を申し立てる権利があります。もっとも、当社としては、当社サイトご利用者が監督当局に接触を図られる前に、当社サイトご利用者の苦情に対応する機会をいただきたく、事前にご連絡をお願いいたします
13. 個人情報の訂正等
当社は、ご本人から、個人情報が真実でないという理由によって、内容の訂正、追加または削除（以下「訂正等」といいます）を求められた場合には、他の法令の規定により特別の手続きが定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の内容の訂正等を行い、その旨ご本人に通知します。
14. 個人情報の利用停止等
当社は、ご本人から、ご本人の個人情報が、あらかじめ公表された利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由、または偽りその他不正の手段により取得されたものであるという理由により、その利用の停止または消去（以下「利用停止等」といいます）を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の利用停止等を行い、その旨ご本人に通知します。ただし、個人情報の利用停止等に多額の費用を有する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、ご本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれる場合は、この代替策を講じます。
15. 理由の説明
当社は、ご本人からの要求にもかかわらず、
(1) 利用目的を通知しない
(2) 個人情報の全部または一部を開示しない
(3) 個人情報の利用停止等を行わない
(4) 個人情報の第三者提供を停止しない
のいずれかを決定する場合、その旨ご本人に通知する際に理由を説明するよう努めます。
16. 対話アシスタント（しーちゃん）について
(1) 機能の内容
当社は、本サービス上で、会員のご質問への回答、操作のご案内、会員のご依頼に応じた設定の変更案の作成、および会員が貼り付けた従業員の希望に関する文章・画像の読み取りを行う対話アシスタント（しーちゃん）機能を提供する場合があります（以下、本条において「対話アシスタント」といいます。）。対話アシスタントは、会員との会話の内容および会員のプロジェクト・シフト計画の設定を踏まえて応答します。会員が招待した従業員の方も、当該プロジェクトにおいて対話アシスタントにご質問いただけます（この場合に取り扱う情報は第(3)項に定めます。）。
(2) 応答の生成を委託する事業者と処理が行われる場所
対話アシスタントの応答および変更案の生成、ならびに貼り付けられた文章・画像の読み取りは、Amazon Web Servicesが提供するAI基盤（Amazon Bedrock）に委託して行います。当該処理は日本国内のリージョンで実行され、送信されたデータがAIモデルの学習に使用されることはありません。また、当該データが、AIモデルの提供元（Anthropic社）その他のモデル提供事業者に提供されることもありません。当社は、送信した情報が当該事業者において保存されない設定を適用しています。
(3) 委託先に送信される情報
対話アシスタントの応答の生成にあたり、当社は次の情報を前項の事業者に送信します。
・会員が対話アシスタントに入力した文章、および同じ会話におけるそれまでのやりとり
・会員のご依頼にお答えするために当社が会話のたびに組み立てる情報（従業員の氏名を含む名簿、従業員から提出された希望、勤務に関する条件・ルール、既存の設定、作成済みのシフト表の内容、シフト計画の名称を含みます。）
・第(5)項に定める会話メモ
・会員が貼り付けた従業員の希望に関する文章および画像（画像は第(7)項の処理を行ったもの）
送信する範囲は、その時点のご依頼にお答えするために必要な範囲に限ります。会員のユーザーIDおよび従業員を識別するための当社内部の番号は送信せず、会話ごとの一時的な記号に置き換えます。会員が招待した従業員の方が対話アシスタントを利用する場合に送信する従業員に関する情報は、当該従業員ご本人に関するものに限ります。当社は、これらの情報を、会員のご依頼にお答えし、または会員のご依頼に基づく変更案・入力案を作成する目的の範囲内でのみ利用し、当該目的を超えて利用しません。
(4) 会話の保存と保存期間
当社は、対話アシスタントとの会話（会員が入力した文章、これに対する応答、および作成された変更案を含みます。）を、本サービスの提供および品質の向上のために保存します。会員が入力した文章および応答の本文は、各発言の作成から最長7日で消去します。7日間操作がなかった会話は、自動的に完了した会話として扱われ、その時点で、まだ適用されていない変更案は削除します。完了した会話に関する記録（ご依頼の種別、操作の種類等をいい、入力した文章および応答の本文を含みません。）は、作成から最長30日で削除します。ただし、作成から30日を経過した後に完了した会話に関する記録は、完了した後に削除します。分類ごとの件数の統計であって、個人および会話に紐付かないものは、この限りではありません。当社のデータベースのバックアップには、削除後も一定期間これらのデータが残存する場合がありますが、当該バックアップからも順次消去されます。
(5) しーちゃんの会話メモ
対話アシスタントは、会話の要点（お決めになった内容、未解決のご依頼、社内での呼び方など）を、会員ごと・プロジェクトごとに保存し、次の会話で参照する場合があります（以下「会話メモ」といいます。）。会話メモは、登録された従業員の氏名および連絡先、ならびに健康に関する語句を含まないよう機械的に確認したうえで保存し、従業員は当社内部の識別子によって参照します（画面に表示する際に氏名へ変換します）。会話メモは、プロジェクトの所有者が無料プランの場合は会話が完了した時点で削除し、有料プランの場合は当該プロジェクトが存続している間保存します（有料プランから無料プランへ変更された場合は、変更後に削除します）。会員は、対話アシスタントの画面で会話メモの内容をいつでもご確認いただき、消去することができます。会員が招待した従業員の方がプロジェクトから外れた場合、当該従業員の方に係る会話メモは削除します。
(6) 設定の変更
対話アシスタントが作成した設定の変更案は、会員が画面上で内容を確認し、［この変更案を適用］を押す操作を行うことによってはじめて本サービスに反映されます。自動的に反映されることはありません。対話アシスタントは、設定の追加および変更の案を作成しますが、従業員・シフト計画・プロジェクトの削除、メールの送信、シフト希望入力ページまたはシフト表ページの公開範囲を広げる操作、および契約・お支払いに関する操作は行いません。会員が招待した従業員の方は、［この変更案を適用］を押す操作を行うことができません。
(7) 従業員の希望の貼り付け
会員は、LINE等で受け取った従業員の希望に関する文章またはスクリーンショット等の画像を、対話アシスタントに貼り付けて、AIに読み取らせ、希望の入力案を作成することができます。貼り付けられた文章は、読み取りが完了した時点で消去します。画像については、位置情報・撮影機材情報等のメタデータ（EXIF情報等）を除去し、縮小等の処理を行ったうえで送信し、元の画像は最長24時間で削除します。対話アシスタントに貼り付けたまま読み取りの操作が行われなかった文章および画像は、原則として1時間程度で消去します。読み取り結果は、会員が内容を確認して反映または破棄した時点で消去し、いずれも行われない場合であっても最長48時間で消去します。これらに関する記録（本文を含みません。）は、作成から最長30日で削除します。貼り付けの際は、無関係な会話や他の方の情報が含まれないよう、必要な部分だけをお貼りください。
(8) ご意見・ご要望の通知
当社は、対話アシスタントに寄せられたご意見・ご要望・不具合のご報告について、その分類、分類の名称、日別の件数および発生日を、当社が業務連絡に利用する外部のチャットサービスに送信することがあります。会員が入力した文章そのもの、その要約、従業員の氏名、ならびに個々の会話および記録を特定するための番号を送信することはありません。
(9) 削除
会員は、会話メモを前(5)項の方法によりいつでも消去できます。会話は第(4)項に定める期間で消去します。プロジェクトを削除した場合、および退会（アカウントの削除）をした場合は、当該プロジェクトまたは当該会員に係る会話、会話メモおよび変更案を削除します。
(10) 入力に関するお願い
対話アシスタントは、シフトの作成に必要な範囲で従業員の氏名を取り扱うことを前提としています。一方で、マイナンバー（個人番号）その他の特定個人情報、給与その他の報酬に関する情報、および傷病・休職その他の健康に関する情報は、本サービスの利用に必要ではありませんので、入力しないようご注意ください。
(11) 従業員の方への説明
従業員の方に係る情報の取扱いは、第18条に定めるほか、本ポリシー末尾のお問い合わせ先にご照会いただけます。会員は、利用規約第17条の2の定めに従い、従業員の方に対する法令上必要な手続を完了したうえで本機能をご利用ください。
(12) 参照
対話アシスタントの応答および変更案は、必ずしも正確であることを保証するものではありません。会員は、変更案を適用する前に、必ずその内容をご確認ください。委託先の所在国および外国における個人データの取扱いについては第18条を、アップロードしたファイルおよびかんたん設定機能のAI解析については第17条をご参照ください。
（経過措置）当社は、障害その他やむを得ない事由があるときは、従前の外部事業者が提供するチャットボットを一時的に表示することがあります。この場合、会員が入力した内容および会員を識別するための情報が当該外部事業者に送信・処理されます。
17. AI解析機能について
当社は、本サービスにおいて、会員がアップロードしたシフト表等のファイル（Excelファイルまたは画像ファイル）を人工知能（AI）により解析し、従業員、勤務パターン、業務等に関する情報を抽出して、シフトの初期設定案（以下「ドラフト」といいます。）を作成する機能を提供する場合があります。当社は、当該ファイルおよびそこに含まれる情報（従業員の氏名および勤務に関する情報を含みます。）を、当該解析およびドラフトの作成の目的のために利用します。
また、当社は、本サービスにおいて、会員がかんたん設定機能（チャット形式で初期設定を行う機能）に入力した文章についても、人工知能（AI）により解析し、従業員、勤務パターン、業務等に関する情報を抽出して、シフトの初期設定に利用する機能を提供する場合があります。当社は、会員が入力した文章およびそこに含まれる情報（従業員の氏名を含む場合があります。）を、当該解析および初期設定の目的のために利用します。
さらに、当社は、第16条に定める対話アシスタントにおいて、会員が入力した文章、会員が貼り付けた従業員の希望に関する文章・画像、および当社が付随して送信する情報（従業員の氏名を含む場合があります。）についても、人工知能（AI）により解析し、会員のご依頼の内容ならびに従業員、勤務パターン、業務、希望等に関する情報を判別して、既存の設定の変更案および従業員の希望の入力案を作成する機能を提供する場合があります。当社は、これらの情報を、当該解析および変更案・入力案の作成の目的のために利用します。送信先、保存期間および削除については、第16条に定めるところによります。
かんたん設定機能において抽出される情報には、従業員の氏名のほか、当該従業員が出勤できるシフト、担当できる業務および当該業務の習熟度、責任者であるかどうかの区別、ならびに勤務に関する条件（続けて出勤する日数の上限、期間および1週間の勤務日数、1週間の労働時間の上限等）が含まれることがあります。また、会員の入力内容によっては、同じシフトに一緒にしない従業員の組合せ、負担の大きいシフトを公平に分ける対象など、複数の従業員の関係に関する情報が含まれることがあります。当社は、これらの情報を、会員のシフト作成に必要な設定を作成する目的の範囲内でのみ利用し、当該目的を超えて利用しません。
かんたん設定機能による抽出結果は、会員が画面上で内容を確認し、登録の操作を行うことによってはじめて本サービスに記録されます。抽出結果がそのまま自動的に登録されることはありません。なお、会員の回答から読み取られた勤務に関する条件およびルールは、当該確認の画面において、あらかじめ登録の対象として選択された状態で表示されますが、会員は、登録の前にその選択を解除することができます。
本条に定めるAI解析は、Amazon Web Servicesが提供するAI基盤に委託して行います。当該解析は日本国内のリージョンで実行され、入力されたデータがAIモデルの学習に使用されることはありません。また、当該データが、AIモデルの提供元（Anthropic社）その他のモデル提供事業者に提供されることはありません。
当社は、AI解析にあたり、Excelファイルについては、アップロードされたファイルから抽出したセルの値および会員が選択したシート名を再構成したデータを送信します。元のExcelファイルそのもの、ふりがな、セルのコメント、非表示の行および列、図形等は、AI解析には送信されません。画像ファイル（第16条に定める貼り付けられたスクリーンショット等を含みます。）については、位置情報・撮影機材情報等のメタデータ（EXIF情報等）を除去し、縮小等の処理を行った画像データを送信します。
会員は、本機能を利用するにあたり、マイナンバー（個人番号）その他の特定個人情報または給与明細に該当する情報を含むファイルをアップロードしないようご注意ください。かんたん設定機能に文章を入力する場合も同様に、これらの情報を含めないようご注意ください。当社は、これらの情報に該当し得る内容を検知した場合、その受付をお断りし、または速やかに削除することがあります。また、当社は、備考欄その他の自由記述に係るデータをAI解析への送信前に除去するほか、傷病、休職その他の健康に関する情報を示す語句を解析の結果から除去する処理を行う場合があります。
アップロードされた元ファイルは、原則として24時間以内に削除します（システムの稼働状況により、削除までに数日を要する場合があります）。会員がドラフトを破棄した時点では、当該元ファイルを速やかに削除します。AI解析の結果として作成されたドラフトは、マスタへの適用または破棄の時点で削除し、いずれも行われない場合であっても、最長30日で自動的に削除します。ただし、かんたん設定機能の会話で作成し、または会話に取り込んだドラフトは、その会話が次項に定める完了した会話となるまではこの自動的な削除の対象とせず、作成から30日を経過した後に会話が完了したときは、完了した後に削除します。なお、当社のデータベースのバックアップには、削除後も一定期間これらのデータが残存する場合がありますが、当該バックアップからも順次消去されます。
かんたん設定機能に入力した文章のうち解析のために保持するもの、およびその解析結果は、会員が内容をマスタへ登録した時点、または会話を終了もしくは破棄した時点で消去します。7日間操作がなかった場合も、会話は自動的に終了したものとして扱われ、同様に消去されます。これとは別に、画面に表示した会話（入力した文章、質問、回答、案内）は、会話を読み返すために、各発言の作成から最長7日間保存します。この表示履歴はAIモデルへ再送信しません。「完了した会話」とは、会員が、未回答の質問（回答を飛ばした質問を含みます。）を残さずに内容をマスタへ登録した会話、会員が終了もしくは破棄した会話、および7日間操作がなかったために自動的に終了したものとして扱われた会話をいいます。未回答の質問を残したまま内容を登録した会話は、その後に会員が終了もしくは破棄したとき、または7日間操作がなかったときに、完了した会話となります。完了した会話に関する記録は、作成から最長30日で削除します。ただし、作成から30日を経過した後に完了した会話に関する記録は、完了した後に削除します。表示履歴の本文はこの30日の記録保持に含めず、先に消去します。当社のデータベースのバックアップにおける取扱いは、前項と同様です。
AI解析の結果（ドラフトおよびかんたん設定機能での回答から抽出した内容を含みます。）は、必ずしも正確であることを保証するものではありません。会員は、これらの内容をマスタに適用・登録する前に、必ずその内容をご確認ください。
当社がAI解析を委託する事業者の所在国および外国における個人データの取扱いについては、第18条をご参照ください。
18. 個人データの外国における取扱いおよび委託先の所在国について
当社は、本サービスの提供にあたり、個人データの保存および処理の一部を、日本国外に所在する事業者または日本国外のサーバーを用いて行っています。当社は、これらの外国における個人データの取扱いについて外的環境を把握したうえで、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
本サービスにおける主な委託先および個人データの所在国は、以下のとおりです。
(1) データの保存（会員および従業員に関する情報のデータベース、アップロードされたファイルおよび貼り付けられた画像の保管、ならびに第16条に定める対話アシスタントとの会話・会話メモ・変更案の保存）： Amazon Web Services。これらのデータは、米国内に設置されたサーバーに保存されます。
(2) AI解析および対話アシスタントの応答の生成：Amazon Web Services（Amazon Bedrock）。第16条および第17条に定める解析、応答および変更案の生成は、日本国内のリージョンで行われます。
当社は、上記の委託先との間で個人データの保護に関する契約を締結する等により、委託先において個人データの安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。外国にある第三者への個人データの提供に該当する場合には、法令に定める措置を講じます。
従業員の方を含むご本人は、当社が利用する外国の委託先における個人データの取扱いに関する情報の提供を、本ポリシー末尾のお問い合わせ先に請求することができます。当社は、法令に従い、当該委託先が所在する国の名称、当該国における個人情報の保護に関する制度、当該委託先が講じる措置の概要等について、ご本人にお知らせします。
なお、クッキー等に関する第三者サービスについては第3条を、対話アシスタント（しーちゃん）については第16条をご参照ください。
19. シフト表の自動作成に関する記録について
当社は、シフト表の自動作成および手動編集について、作成の条件、作成結果の品質および採用の状況を、本サービスの品質の確認および改善のために記録します。この記録のうち、作成の際に送信した条件の詳細（従業員の氏名を含む場合があります。）は最長30日で、品質の要約および評価は最長90日で削除します。シフト計画またはプロジェクトを削除した場合、および退会した場合は、関連する記録も削除します。
当社のプライバシーポリシーに関するお問い合わせは、info[at]shiftyasan.comへお願い致します。
最終改定日：2026年11月9日