介護職のシフト作成は大変？スムーズにシフトを組むためのコツを3つ紹介！

少子高齢化の影響を受け、一気に需要が伸びている介護職。
ただ、ご存じの方も多いと思いますが、介護職は需要に対する供給が足りておらず、人手不足の状態になっています。
ここで問題として上がってくるのが「どうやってシフトを作るか」ということです。

この記事では、介護職のシフトをスムーズに作成するためのコツについて詳しく解説していきます。

介護職のシフト作成が大変な理由

まずは、介護職のシフト作成が大変な理由について詳しく見ていきましょう。

公平なシフトを組みにくい

シフト作成では、公平性や平等性を重視する必要があります。
なぜなら、公平性や平等性に欠けているシフトを作成すると、従業員のモチベーションがグッと下がってしまうからです。
ただ、介護職にはガッツリ稼ぎたい従業員や、家事や育児の合間を使って働いている時間に制限がある従業員など、様々な方がいますので公平なシフトを組みにくいと言えるのです。

シフト作成人員が不足しがち

介護施設には、人員配置基準が設けられています。
ただ、先ほども解説したように介護職は現在人手不足となっていますので、人員配置基準を満たしたシフトを作成するのがかなり難しくなっているのです。

このような場合は、従業員全員で協力しながら基準を満たす配置にしていく必要があるのですが、そうなると公平性や平等性が損なわれますので、結果としてシフトのバランスが崩れてしまうのです。

シフト表作成が難しい

介護職のシフトは、様々な条件を考慮したうえで作成する必要があります。
例えば、

・連続勤務日数の上限
・1か月の休日日数
・夜勤の上限回数
・看護師免許の有無

などです。

このような条件を1つずつ確認しながらシフト表に当てはめていく必要がありますので、どうしても時間がかかってしまうのです。

スムーズにシフトを組むためのコツ

では次に、スムーズにシフトを組むためのコツについて詳しく解説していきます。

必要な人員を正しく把握する

介護職のシフトを作成する時は、ひとまず必要な人員を正しく把握するところから始めましょう。
介護現場では、

・入浴
・送迎
・食事の提供
・その他介護業務

など、様々な業務を行います。
それぞれの業務に最低何人の従業員が必要なのかを把握しておくことによって、人員配置が行いやすくなるのです。

遵守すべき法令を理解する

介護職のシフトを作成する際は、

・人員配置基準
・労働基準法
・就業規則

など、様々な法令やルールを守る必要があります。

介護職は人手不足に陥っていますので、中にはこれらの法令やルールを完全に無視したシフトを作成してしまっている方もいますが、これをやると従業員の満足度が下がるだけでなく、ペナルティの対象になる可能性も高くなりますので注意してください。

最初から完璧を目指さない

先ほども解説したように、介護職のシフトは、様々な条件を考慮する必要があります。
また、現在は人手不足の状況ですので、1発で完璧な状態に仕上げるのはかなり難しいです。

スムーズにシフトを作成するためには、最初から完璧を目指すのではなく、まずは大枠を作って、そこから微調整をして完成形に仕上げていくというスタイルを取るのがおすすめです。

確定要素からシフトを作成していく

シフト作成は、いわばパズルです。
パズルを完成させるためには、正解がわかりきっている「角」から埋めていく必要がありますよね。
介護職のシフトも同じで、

・非常勤
・希望休

など、確定している所から作っていくことが大切です。

そうすることによって、少しずつ不明確要素を減らせますので、過不足のないシフトを作成しやすくなります。

夜勤と公休を優先しながらシフトを組む

夜勤がある介護施設では、ひとまず夜勤と公休を組むところから始めていきましょう。
夜勤は、日勤よりも精神的、体力的な負担が大きくなるため、なるべく一定のペースで公休を入れられるようにシフトを組んでいくことが大切です。

夜勤と公休をできる限り埋めてから、その他の時間帯のシフトを考えることによって、バランスの取れた公平なシフトを作りやすくなります。

ヘルプも視野に入れながら作成していく

シフト作成において様々な制限が出てくる介護職では、
「どうしてもシフトが組めない」
という状況に陥ってしまうことも多々あります。
そんな時は、状況に応じてヘルプを頼みましょう。

ヘルプを活用することによって、シフトを大幅に変更することなく業務を遂行できるようになります。

介護職のシフト作成におすすめのツールは？

介護職のシフトをスムーズに作成するためには、ツールを上手に活用する必要があります。
シフト作成に特化したツールを活用することによって、情報の入力作業やシフト希望の回収、微調整などを簡単に行えるようになります。
ただ、シフト作成ツールには様々な種類がありますので、どれを使えばいいか悩んでしまいますよね。
そんな方は、弊社が開発している「シフト屋さん」というツールをぜひお試しください。

シフト屋さんでは、必要人員入力後、1クリックで自動的に最適なシフトを作成できます。
また、URLの共有で簡単にシフト希望の回収やシフト表の周知ができますので、担当者や従業員の負担も軽減できます。

さらに、

・連続勤務の日数
・配置する責任者の人数

など、細かな設定もできますので、オリジナルのシフト表を作りたいと考えている方にもおすすめです。

アプリインストール不要で使用開始でき、アカウント登録不要のゲストプランや無料プランもありますので、気になる方は是非一度お試しください。

まとめ

少子高齢化となっている現代において、介護職の需要は年々増加しています。
ただ、需要と供給のバランスが整っておらず、現在は人手不足の状況が続いているのです。
このようなこともあり、シフト作成で悩んでいる担当者や責任者の方も非常に多くいます。