看護師のシフト作成は大変？作成のコツとおすすめのツールを紹介！

看護師を束ねる「師長」は、日々様々な業務に追われています。
中でも大変なのが、シフト作成です。
看護師のシフトは、サービス業などのシフトとは少し特徴が異なります。
この記事を見ている看護師長の中にも、シフト作成における悩みやトラブルを抱えている方がたくさんいるでしょう。

そこで今回は、看護師のシフト作成のコツとおすすめのツールについて詳しく解説していきます。

看護師のシフト作成が大変な理由は？

まずは、看護師のシフト作成が大変な理由について詳しく見ていきましょう。

人員配置基準があるから

看護師が適正な医療を施すためには、常に一定の人員を確保しておく必要があります。
そのため、医療法によって各診療所に有するべき人員の「標準」が定められています。
看護師長は、この人員配置基準に沿ってシフトを作成していかなければならないため、作成の難易度がグッと上がってしまうのです。

バランスを取るのが難しいから

看護師のシフトを作成する時は、人員配置基準だけでなく、各看護師のスキルレベルを考慮する必要があります。
例えば、新人看護師ばかりを集めてしまうと適正な医療を施すのが難しくなりますし、ベテランばかりを集めてしまうと新人が育たなくなります。
こう聞いて、

「新人とベテランをバランスよく配置すればいいだけでは？」

と考える方もいると思いますが、新人とベテランに偏りが生じてしまっている診療所もたくさんあるのです。
そのため、バランスの取れたシフトを作成するのはかなり難しいと言えます。

希望休の調整が難しいから

人手不足に陥っている診療所の場合、希望休の調整が難しくなります。
多くの看護師長は、

「できるだけ希望休を叶えたい」

と考えていると思いますが、全ての看護師の希望休を叶えるのは難しいです。

そうなると、希望休が通る人、通らない人が出てきてしまうため、

・どのようにフォローするか
・誰の希望休を優先するか

という悩みが生まれてしまうのです。

働き方が複雑だから

看護の現場は、24時間365日何が起こるかわかりません。
そのため、いつ何が起こってもいいように、看護師は2交代制もしくは3交代制のシフト体制を敷いていることが多いです。
2交代制の場合は日勤と夜勤、3交代制は日勤と準夜勤と深夜勤で構成されるため、日勤しかない業種に比べるとシフト作成の難易度が上がってしまうのです。

看護師のシフト作成をスムーズに進めるためのコツ

では次に、看護師のシフト作成をスムーズに進めるためのコツについて詳しく見ていきましょう。

スキルや経験を考慮して決める

看護師のシフト作成で重要なのが、それぞれのスキルや経験を把握して、バランスよく配置するということです。
先ほども解説したように、バランスが取れなくなると、看護師が育たなくなるだけでなく、適正な医療を提供できなくなります。
人手不足や希望休の関係で、バランスが取れなくなってしまうこともあると思いますが、その時にどうバランスを取るかが看護師長の腕の見せ所です。

時間を細かく調整したり、看護師に相談したりしながらできる限りバランスの取れたシフトを作成していきましょう。

シフト表のテンプレートを用意しておく

看護師は2交代制、もしくは3交代制で勤務することが多いため、シフト表もかなり複雑になります。
シフト作成の手間や時間を短縮したい場合は、事前にシフト表のテンプレートを用意しておくのがおすすめです。
人数や名前を入力すれば完成するという状態にしておくことによって、短時間でシフトを組めるようになりますし、シフト担当者が変わったとしても過不足のないシフトを作成できるようになります。

希望休のルールを決めておく

看護師のシフト作成をスムーズに行うためには、希望休のルールを決めておくのがおすすめです。

・取得可能日数
・申請期限
・希望が反映されなかった場合のルール

などを決めておくことによって、平等性を重視したシフトを作成しやすくなります。

一人で抱え込まない

看護師のシフト作成は、他の業種のシフト作成に比べてやるべきこと、考えるべきことが多いです。
また、絶対にミスが許されない状況でもありますので、精神的な負担も大きくなります。
中には、全てを一人で抱え込んでしまう方もいますが、これをやると自分の身体にも支障が出ますし、シフトの精度も落ちてしまいます。

シフトは一人では作成できませんので、看護師に相談や交渉をしながら進めていきましょう。

看護師のシフト作成におすすめのツールはどれ？

看護師のシフト作成を効率的に進めるためには、シフト作成ツールを活用するのがおすすめです。
ただ、近年ではたくさんのシフト作成ツールが出てきていますので、

「どれを使えばいいかわからない」

と悩んでしまっている方も多くいるでしょう。

そのような方には、弊社が開発している「シフト屋さん」をぜひお試しください。
アプリのインストール不要ですぐに使用開始でき、直感的な操作が可能ですので機械操作が苦手な方にもおすすめです。

必要情報を入力後に1クリックで最適なシフトを自動入力でき、シフト希望の回収やシフト表の周知もURLの共有で簡単に行えるので、担当者の負担を大幅に軽減できます。

まとめ

看護師のシフト作成は、他の職種のシフト作成に比べると難易度が高いです。
この記事を見ている看護師長の中にも、シフトに関する悩みを抱えている方がたくさんいるでしょう。
そのような方は、今回紹介したことを参考にしながら、慎重にシフト作成を行ってみてください。

「もっと効率的にシフトを作りたい」
「シフト作成を簡素化できるツールを使いたい」

そう考えている方には、シフト屋さんがおすすめです。
無料プランも用意していますので、少しでも気になっている方は是非一度お試しください。