飲食店のシフトはどう作る？作成のポイントと注意点を徹底解説！

飲食店経営者や責任者の中には、
「シフトはどうやって作ればいいんだろう」
「もっと効率的にシフトを組みたい」
そう考えている方もたくさんいるでしょう。

そこでこの記事では、飲食店のシフト作成におけるポイントや注意点について詳しく解説していきます。

飲食店のシフト作成でよくある困りごと

まずは、飲食店のシフト作成でよくある困りごとについて、詳しく見ていきましょう。

急な人員調整が必要になる

飲食店のアルバイトは、
・主婦
・学生
・フリーター
などから人気を集めています。

それぞれの生活環境や置かれている状況が異なるため、シフト確定後に、
「大学のテストがあって・・・」
「子どもが熱を出して・・・」
というような理由で欠員が発生してしまうこともあります。
そうなると、別のアルバイトもしくは社員にメールや電話で連絡を取り、人員調整をしなければなりません。

これには非常に多くの工数がかかりますし、突発的なトラブルでもありますので、経営者や担当者を悩ませる大きな問題と言えるでしょう。

人件費と利益のバランスが取れない

飲食店の経営者あるいはシフト担当者の中には、
「人件費と利益のバランスが取れない」
と悩んでいる方も多くいます。

飲食店の売上は、当日になってみないとわからないため、基本的には前年あるいはそれより前のデータを参考に予想売上を立て、それに対応できる人員を配置する形になります。
ただ、必ずしも予想が当たるというわけではありません。
場合によっては、
「思ったより来店数が少なかった」
「思ったより客単価が伸びなかった」
という状況に陥り、人件費で利益を圧迫してしまうケースもあります。

飲食店のシフトを作る時のポイント

では次に、飲食店のシフトを作る時のポイントについて詳しく見ていきましょう。

運営に必要な人数を正確に算出する

飲食店のシフトを作成する時は、それぞれのポジションに最低限必要な人数を計算し、その最低基準をもとに調整していくのがおすすめです。
例えば、
・キッチン3人
・ホール2人
・責任者1人
などの最低ラインを決めておけば、人件費も計算しやすくなりますし、混雑予想に対してどれくらい人数を増やせばいいのかもわかりやすくなります。

希望条件を満たした平等なシフト作成を意識する

飲食店のシフトを作成する際は、各従業員の希望条件を満たした平等なシフト作成を意識することが大切です。
不平等なシフトになってしまうと、従業員の不満が大きくなり、離職や業務態度の悪化に繋がってしまうケースもありますので注意しましょう。

できるだけ早めにシフト希望を提出してもらう

飲食店のシフト作成には、思っているよりも時間がかかります。
スムーズに不備のないシフトを作成するためには、できるだけ早めにシフト希望を提出してもらうのがおすすめです。
早めにシフト希望を出してもらえれば、じっくりとシフトを考えられますので、想定売上などを考慮した平等なシフトを作成しやすくなります。

トラブルが起こることも想定したうえで作成する

飲食店経営者、あるいは担当者の方は、トラブルが起こることも想定したうえでシフト作成を進める必要があります。
先ほども解説したように、飲食店には状況や生活環境が異なるアルバイト、パート従業員が多いです。
この場合、突然の欠勤や遅刻なども増えてきます。
トラブルを事前に想定したシフトを作成しておくことによって、遅刻や欠勤があったとしても問題なく店舗を回せるようになります。

飲食店のシフトを作る時の注意点

では次に、飲食店のシフトを作る時の注意点について詳しく見ていきましょう。

ポジションごとのバランスを考える

飲食店のシフトを作る時は、ポジションごとのバランスを考えることが大切です。
極端な例ですが、
・キッチン1人
・ホール3人
というのは明らかにバランスがおかしいですよね。

また、各ポジションに最低1人はスキルや経験が豊富な従業員を配置しないと、業務が円滑に回らなくなります。
各ポジションの人数や配置については、お店の規模や業務内容などによって大きく変わると思いますので、日々の状況や業務内容に合わせて最適なバランスを考えていきましょう。

従業員の人数を確認する

飲食店のシフト作成で最も難しいのは、その日の配置人数です。
混雑状況や来店状況が読めないのが飲食店の特徴ですので、どうしても人員が多すぎる、少なすぎるというトラブルが発生しやすくなります。

できるだけ過不足のないシフトにするためにも、
・前年同日の売上推移
・平日、土日
・イベントの有無
など、様々な状況を加味してシフトを作成していきましょう。

飲食店のシフト担当者におすすめのツール

飲食店の経営者、シフト担当者の中には、
「もっと効率的にシフト作成を行いたい」
と考えている方がたくさんいるでしょう。

そのような方には、弊社が開発した「シフト屋さん」というツールがおすすめです。
シフト屋さんでは、必要人員数を入力すれば、1クリックで自動的に最適シフトを作れるようになります。
また、URLを共有するだけでシフト希望の提出や、シフト表の確認が行えますので、シフト担当者だけでなく、従業員の負担も軽減できます。

面倒なインストール作業や登録作業は必要なく、今すぐにお使いいただけますので気になる方は是非一度お試しください。

まとめ

飲食店のシフトを作成する時は、予想売上を参考にしながら、各ポジションのバランスや配置人数を考慮しなければなりません。
また、急な欠員や遅刻が発生することもあり、その場合は急いで人員調整をする必要があります。
このようなことから、飲食店におけるシフト作成はかなり工数がかかる大変な業務と言えるのです。

飲食店のシフト作成にかかる時間や手間を削減するためには、ポイントや注意点を押さえるだけでなく、シフト作成ツールを利用するのがおすすめです。
そうすることによって、シフト希望の回収や人員配置、人員調整などにかかる手間と時間を軽減しやすくなります。

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「今よりもさらにシフト作成効率とシフトの精度を高めたい」
と考えている方は、是非「シフト屋さん」をお試しください。