シフト作成にはコツがある？大まかな流れや注意点も徹底解説！
シフト作成を担当している方の中には、
「うまくシフトが作れない」
「シフト作成がいつも長引いてしまう」
と悩んでしまっている方もたくさんいるでしょう。
そこでこの記事では、シフト作成の流れやコツ、注意点について詳しく解説していきます。
シフト作成における無駄を徹底的に省き、効率的且つわかりやすいシフトを作りたいと考えている方は、是非参考にしてみてください。
シフト作成に苦戦する経営者、担当者は意外と多い
シフト作成は、業務を円滑に進めるうえで必要不可欠な業務です。
ただ、考えるべきことややるべきことが物凄く多いため、悩んでしまっている経営者や担当者も意外とたくさんいます。
中には、間違った考え方、方法でシフトを作成してしまっている方もいるのですが、このような方法でシフトを作ると、業務が円滑に進まなくなったり、従業員から不満が出たりする可能性が高くなりますので注意しましょう。
シフト作成の大まかな流れ
シフト作成を円滑に進めるためには、大まかな流れを把握しておく必要があります。
現時点でシフト作成に悩んでいる方は、以下の流れに沿って作成作業を進めてみてください。
1：希望シフトの募集
シフトを作成するためには、ひとまず従業員からシフト希望を集めなければなりません。
提出がギリギリになると、シフト担当者の負担が大きくなったり、うまくシフトが組めなくなったりする可能性が高くなりますので、できるだけ早い段階で全員のシフト希望を集めておきましょう。
2：希望シフトをもとにシフト表作成
従業員全員にシフト希望を提出してもらったら、ひとまずその希望シフトをもとにシフト表を作成していきます。
この段階では「仮確定」の状態となりますので、あまり深く考えず、できるだけ従業員の希望を優先してシフトを組んでいきましょう。
3：人員の調整
仮シフトができたら、各従業員のスキルや予想来客数などを考慮しながら細かな調整をかけていきます。
この調整作業は、シフト作成担当者が1人で行えるものではありませんので、従業員や上司などに相談しながら慎重に検討していきましょう。
4：スタッフに配布
シフトが確定したら、シフト表を全員に配布します。
予定通りのシフトで業務を遂行するためには、このシフト表の配布と周知が物凄く大切です。
分かりにくいシフト表になっていたり、周知が甘かったりすると、シフト確認漏れによるトラブルが発生しやすくなりますので注意しましょう。
スムーズにシフト作成を行うコツ
では次に、スムーズにシフト作成を行うコツについて詳しく解説していきます。
希望を早めに提出してもらう
スムーズにシフト作成を行うためには、希望を早めに提出してもらうことが大切です。
先ほども解説したように、ギリギリの提出になると、シフト担当者の負担が大きくなり、結果としてシフトの精度が落ちる可能性が高くなりますので注意しましょう。
シフト作成におけるトラブルを避けるためにも、できればシフト確定の2週間前、遅くとも10日前には全ての従業員からシフトを提出してもらうことをおすすめします。
スタッフのスキルや経験、関係性を考慮して決める
シフトを作成する時は、従業員の希望を考慮する必要があります。
従業員の希望から大幅にかけ離れたシフトを作ると、従業員からクレームが入ったり、欠員が出たりする可能性が高くなります。
ただし、全員の希望を優先していては、業務効率の上昇や売上向上に繋がるシフトは作れません。
希望を考慮することはもちろん大切ですが、それだけでなく、
・スキルや経験
・関係性
などを加味したうえでシフトを作成していきましょう。
公平性を維持する
従業員の人数が多くなればなるほど、シフトの作成は困難を極めます。
なぜなら、公平性を維持するのが難しくなるからです。
よくあるのが、
・希望が反映される従業員と、されない従業員がいる
・勤務時間が長すぎる従業員と、短すぎる従業員がいる
というようなケースです。
もちろん、個々のスキルや知識、年齢や状況などを考慮する必要がありますので、100％公平なシフトを作るのは難しいと言えます。
ただ、多少なりとも公平性や平等性を意識しないと、従業員から不満の声が上がる可能性が高くなりますので注意しましょう。
売上を考慮しながら決める
シフトを作成する時は、その日の忙しさや、想定売上を考慮しながら決めていく必要があります。
やみくもに人員を投下してしまうと、人手が余ってしまったり、人件費で利益を圧迫してしまったりする可能性が高くなりますので注意が必要です。
シフト作成時の注意点
では次に、シフト作成時の注意点について詳しく見ていきましょう。
見やすいシフト表を作る
業務を円滑に進めるためには、ただシフトを作成するだけでなく、シフトを従業員全員に周知する必要があります。
見にくいシフト表、複雑なシフト表を作ってしまうと、
「シフトが入っていることに気づかなかった」
「シフトが入っていることを忘れていた」
というようなトラブルに繋がりますので注意してください。
シフトはできるだけ早めに確定させる
シフト作成にはやるべきこと、考えるべきことがたくさんありますので、完成までにある程度時間がかかります。
そのため、
「確定がギリギリになるのは仕方がない」
と考えている担当者の方もいるでしょう。
ただ、それはあくまでも担当者の言い分であり、従業員は、
「できるだけ早く出してほしい」
と考えています。
シフト表をギリギリになって確定させると、従業員が混乱してしまったり、どうしても外せない用事による欠員が出てしまったりする可能性が高くなるのです。
このようなトラブルを防ぐためにも、可能な限りシフトは早めに確定させましょう。
私情を挟まない
シフトを作成する時は、私情を挟んではいけません。
もちろん、スキルや知識レベルで判断するのは良いのですが、
・好きだから
・嫌いだから
というような理由でシフトを増やしたり、削ったりするのは絶対NGです。
これをやると、徐々に従業員の不満が大きくなり、離職に繋がってしまいますので注意してください。
シフト作成の手間や時間を減らしたいなら「シフト屋さん」がおすすめ！
シフト作成は、従業員の数が増えれば増えるほど手間と時間がかかります。
この記事を見ている担当者の方の中には、
「もっと効率的に精度の高いシフトを作りたい」
そう考えている方も多くいるでしょう。
そんな方は、弊社が開発している「シフト屋さん」というツールをぜひお試しください。
このツールには、
・気軽に導入できる
・機能性が高い
・コスパが良い
上記3つの特徴があります。
シフト作成ツールの中には、会員登録が必要なものや、ダウンロードが必要なものもありますが、シフト屋さんは登録不要ですぐに利用でき、URLの共有で誰でもシフト希望の入力や完成したシフトの閲覧ができます。
また、制約問題最適化エンジンを使用した自動シフト表作成機能を導入していますので、
・従業員の希望
・勤務日数
・必要人数
などの制約条件に基づいたシフト表をワンクリックで作成できます。
アカウント不要のゲストプラン（お試し用）や、小規模事業者向けの無料プランなどもありますので、シフト作成に問題や悩みを抱えている担当者の方は、ぜひ一度「シフト屋さん」をお試しください。
まとめ
シフト作成は、業務を円滑に進めるうえで必要不可欠の業務です。
ただ、シフトを作成するためには従業員の希望を集め、それぞれのスキルや経験、想定売上などを考慮しながら決めていかなければなりませんので、かなりの時間と手間がかかります。
そんなシフト作成を効率的に進めていくためには、大まかな流れやコツ、注意点を理解しておくことが大切です。
それだけでなく、ツールの活用もシフト作成業務の手間や時間を減らすためには重要になってきます。
とはいえ、近年では様々なシフト作成ツールが出てきていますので、
「どれを使えばいいの？」
となってしまっている方もたくさんいるでしょう。
そのような方は、ぜひ「シフト屋さん」をご活用ください。