シフト作成におすすめのツールってどれ？自社に合ったツールの選び方も紹介！

シフト作成は、経営者や担当者を悩ませる大きな問題の1つです。
従業員が増えれば増えるほど、業務内容が増えれば増えるほど、シフト作成にも時間と手間がかかります。
シフト表は、エクセルや手書きでももちろん作成可能ですが、効率化を図りたいなら「シフト作成ツール」を導入するのがおすすめです。

とはいえ、現代では様々なシフト作成ツールが出ていますので、

「どれを使えばいいの？」

と悩んでしまっている方もたくさんいるでしょう。

そこで今回は、シフト作成ツールのメリットやデメリット、選び方やおすすめのツールについて詳しく解説していきます。

シフト作成ツールを使用するメリット

では早速、シフト作成ツールを使用するメリットについて詳しく見ていきましょう。

管理や作成の手間が減る

シフト作成ツールは、その名の通りシフトの作成や管理に特化したツールです。
シフト希望の収集や細かな調整、それから従業員への周知なども簡単に行えますので、シフトの作成や管理にかかる手間と時間を大幅に削減できます。
浮いた時間をコア業務に充てることによって、業務の効率化及び売上アップなどにも繋げやすくなります。

ヒューマンエラーが減る

シフト作成は、思っているよりもやるべきこと、考えるべきことが多いです。
これらを全て人の手でやろうとしてしまうと、ケアレスミスなどのヒューマンエラーが出やすくなります。
シフトというのは、業務を円滑に進めるうえでの必須作業であり、ミスをすると業務に大きな支障が出ます。

シフト作成ツールを活用することによって、このようなヒューマンエラーを減らせるようになりますので、突発的なトラブルも防ぎやすくなるのです。

情報共有がしやすくなる

シフトを作成したら、従業員に周知しなければなりません。
従業員が1人もしくは2人程度の場合は、周知もそこまで大変ではありません。
ただ、従業員が5人、10人と増えてくると、周知にも時間と手間がかかります。
シフト作成ツールの中には、簡単に情報共有ができるものもあり、このようなツールを活用することによって、通知漏れや確認漏れによるシフトトラブルを防ぎやすくなるのです。

シフト作成ツールを使用するデメリット

では次に、シフト作成ツールを使用するデメリットについて詳しく見ていきましょう。

料金がかかる

多くのシフト作成ツールには無料プランが用意されていますが、無料プランの場合は使える機能に制限がかかることが多く、本格的な機能を使うためには課金をしなければなりません。これが、シフト作成に特化したツールを使用する最大のデメリットと言えます。

使いにくいツールもある

シフト作成ツールにはたくさんの種類がありますが、それぞれのツールで操作性や機能性が異なります。
中には、

・操作性が複雑
・細かな機能が多すぎる

など、若干使いにくいツールもありますので注意が必要です。

自社に合ったシフト作成ツールの選び方

では次に、自社に合ったシフト作成ツールの選び方について詳しく解説していきます。

「何を基準に使用するツールを選べばいいかわからない」

と悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

料金

シフト作成ツールを選ぶ時には、料金を確認する必要があります。
先ほども解説したように、多くのシフト作成ツールが無料プランを用意していますが、本格的に使用するためには有料プランの利用がマストです。

ただ、ツールによって用意されている料金プランも違いますし、課金形態も違いますので、それぞれのツールの料金をしっかりと確認したうえで、自社に合ったツールを選んでいかなければなりません。

機能性

シフト作成ツールには、

・シフトの申請機能
・シフト調整機能
・シフト共有機能

など、様々な便利機能が搭載されています。

ただ、それぞれのツールで搭載されている機能が異なりますので、自社に合った機能が搭載されているツールを慎重に選んでいかなければなりません。
安易に使用するシフト作成ツールを選ぶと、

「欲しい機能が搭載されていなかった」
「たくさん機能はあるものの、自社に役立つ機能がほとんどない」

という状況に陥ってしまう可能性が高くなりますので注意しましょう。

操作方法

シフト作成を効率化するためには、直感操作ができるツールを使用することが大切です。
操作が簡単なツールを使用することによって、導入直後からスムーズにシフトを作成できますし、仮に担当者が変わっても業務効率を落とさずに済みます。

逆に、操作性が複雑なツールを選んでしまうと、慣れるまでに時間がかかったり、ツールを導入したことが原因でシフト作成効率が落ちてしまったりすることもありますので、使用するツールは慎重に探していきましょう。

評判の高いシフト作成ツール4選！

では次に、経営者や担当者から評判の良いシフト作成ツールを4つ紹介していきます。
利用するシフト作成ツール選びで悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

シフト屋さん

シフト屋さんは、シフト担当者や経営者を悩ませるシフト表の作成を、簡単且つ効率的に行えるオンラインツールです。
よくあるシフト作成ツールとは違い、担当者も従業員もアプリなどのダウンロード不要ですぐに使い始められます。

URLを共有するだけで、従業員が希望シフトの入力や完成したシフト表の確認を行えます。
また、必要人員数をあらかじめ入力しておけば、希望シフトの提出完了後、1クリックで自動的に最適シフトを作成できるようになりますので、

「できるだけシフト作成業務に時間を取られたくない」

と考えている方にもおすすめです。

さらに、細かな設定も可能であり、

「責任者が最低1人は必要」
「連続勤務はなるべく4日までにしたい」
「特定の勤務シフトの連続を避けたい」

というような調整もできます。

お試し向けのゲストプラン（アカウント不要かつ無料）や、従業員6人まで登録できる無料プランなどもありますので、少しでも気になっている方はぜひ一度試してみてください。

シフト屋さん： https://shiftyasan.com

Optamo

Optamoは、従業員の希望シフトとスキルをもとに、最適なシフトを自動作成してくれるツールです。
人工知能が搭載されていますので、精度の高いシフトを自動的に作成できます。
また、クラウド型サービスとなっていますので、アプリやソフトウェアなどのダウンロードも必要ありません。

料金は「要問合せ」となっていますので、気になる方は一度確認してみることをおすすめします。

Optamo： https://www.optamo.jp

勤務シフト作成お助けマン

鉄道情報システム株式会社が提供している「勤務シフト作成お助けマン」は、最適化AIによるシフト作成が行えるツールです。
このツールには、

・一般従業員向け
・アルバイト向け

上記2つの種類がありますので、雇用形態に応じて使い分けられます。

ただし、月額料金が従業員1名～50名までで15,000円（基本料金12,000円+スマホ利用オプション3,000円）と若干高額ですので、予算と相談しながら検討していきましょう。

勤務シフト作成お助けマン： https://www.otasukeman.jp/

らくしふ

らくしふは、株式会社クロスビットが提供しているシフト作成ツールです。
このツールは、我々が日常的に使っているLINEを活用してシフトの回収と自動入力が行えます。
新たにアプリをインストールする必要がありませんので、気軽に導入したいと考えている方におすすめです。

プランに応じて従業員1人当たりの料金が発生するシステムとなっていますが、無料で使えるフリープランも用意されていますので、気になる方は是非一度試してみてください。

らくしふ： https://rakushifu.jp

まとめ

シフト作成ツールを導入することによって、シフト作成における手間と時間を大幅に軽減しやすくなります。
また、ヒューマンエラーなども防ぎやすくなりますので一石二鳥です。

ただし、シフト作成ツールにはたくさんの種類があり、それぞれで特徴が大きく異なりますので、どれを選べばいいか悩んでしまいますよね。
そのような方は、今回紹介したことを参考にしながら、自社に合ったツールを探していきましょう。

「気軽に使えるシフト作成ツールを探している」
「できるだけ安く、それでいて便利なシフト作成ツールを使いたい」

と考えている方は、弊社が開発している「シフト屋さん」をぜひお試しください。