シフト作成で大事なのは「平等性」？平等なシフトを作るためのコツは？

シフトを作成する時は、

・個々のスキルや経験
・従業員の関係性
・想定売上

など、様々な部分を考慮しなければなりません。

ここに苦戦してしまっている担当者の方はたくさんいると思いますが、実は他にも重要視すべきポイントがあります。
それは、平等性です。

この記事では、シフト作成で平等性が重要になる理由と、平等なシフトを作るためのコツについて詳しく解説していきます。

シフト作成で平等性が重要になる理由

シフト作成で平等性が重要な理由は、従業員の満足度に直結するからです。
業種や職種は違ったとしても、全てのビジネスは従業員、つまり人がいて初めて成り立ちます。
不平等なシフトを作成してしまうと、従業員の満足度が下がり、仕事に対するモチベーションが下がってしまいます。
そうなれば、当然仕事でも最高のパフォーマンスを発揮できなくなりますので、結果として売上の低下や業績の悪化に繋がってしまうのです。

シフトの平等性を保つために意識すべきポイント3選

では次に、シフトの平等性を保つために意識すべきポイントを3つ紹介していきます。

勤務日数

まずは勤務日数です。
希望している勤務日数が同じ従業員が2人いたとして、片方だけ希望通りにシフトを組んでしまうと、

「なんで自分は入れないんだ」

となってしまいます。

もちろん、それぞれでスキルや経験、生活環境が異なりますので、完全に平等にするのは難しいです。
ただ、明らかに平等性に欠けた勤務日数にしてしまうと、不満の声が上がる可能性が高くなりますので注意しましょう。

勤務時間

続いては勤務時間です。
特に、早番や遅番、日勤と夜勤がある仕事では、勤務時間による不公平性が目立ちやすくなります。
もちろん、従業員がその時間帯を希望している場合は別ですが、そうでない場合はできる限り平等性を重視してシフトに入れてあげるようにしましょう。

希望休の反映

最後は、希望休の反映です。
業務を遂行する上で、従業員全員の希望休をそのまま実現するというのはかなり難しいです。
場合によっては、希望休を申請している従業員に対して、

「何とか出られないかな・・・」

とお願いしなければならないケースもあります。

ただ、ある人は毎回希望休が取れて、ある人は全く希望休が取れないとなると、平等性に疑問や不満を持たれる可能性が高くなりますので注意してください。

平等なシフト作成はなぜ難しい？

シフト作成では、平等性を重視することが大切ですが、平等なシフトを作るというのはそう簡単なことではありません。
以下、平等なシフト作成が難しい理由について詳しく見ていきましょう。

労働条件やスキルレベルが異なるから

従業員によって、労働条件やスキルレベルが異なります。
そのため、完全に平等なシフトを作成してしまうと、業務が円滑に進まなくなってしまうのです。
これが、平等なシフトを作成するのが難しいと言える代表的な理由です。

全て予定通りになるとは限らないから

シフトを作成したとしても、必ずその通りに業務が進むとも限りません。
場合によっては、シフトに入っていた従業員が急用により休まなければならなくなってしまったというトラブルが起こるかもしれませんよね。
その場合は、欠員を他の従業員で埋める必要があります。
こうなると、全体のシフトバランスが崩れてしまい、不平等なシフトになってしまう可能性が高くなるのです。

休み希望が集中してしまうことがあるから

それぞれの従業員が、別々の日に希望休申請を出した場合、それぞれの希望休を実現させやすくなります。
ただ、

・お正月
・ゴールデンウィーク
・お盆
・クリスマス

などのイベント日は、ほとんどの方が休みを取りたがりますので、希望休が集中しやすくなるのです。

こうなると、全員の希望を反映させることが難しくなり、

・希望休が取れた人
・希望休が取れなかった人

が出てきてしまうのです。

平等なシフトを作成するためのコツは？

では次に、平等なシフトを作成するためのコツについて詳しく見ていきましょう。

ルールを決めておく

できるだけ平等なシフトを作成するためには、ルールを決めておくことが大切です。
例えば、

・土日の希望休は月に2回まで
・2連休以上の休みは2か月以上前に申請する
・欠員補充のために出勤した従業員には別日に振替休日を付与する

などです。

このようなルールを作っておくことによって、平等性を重視したシフトを作りやすくなりますし、平等性を意識していることを従業員に伝えやすくなります。

できるだけ早めにシフト希望を出してもらう

シフト作成には、思っているよりも時間がかかります。
特に、従業員が多い場合は、全員の希望を確認したうえで作成していく必要があるため、1週間以上の時間がかかってしまうこともあります。

シフト作成や調整に充てられる時間が短いと、平等性に欠けたシフトができあがりやすくなるのです。
このようなトラブルを防ぐためにも、できるだけ早くシフト希望を出してもらい、じっくりと考えられる時間を作るようにしましょう。

スムーズに平等なシフトを作成するにはどうすればいい？

スムーズに平等なシフトを作成するためには、人の手に頼るのではなく、シフト作成ソフトを利用するのがおすすめです。
ソフトを活用することによって、偏りのないシフトを短時間で作れるようになります。

現代では、シフト作成に使える便利なソフトが多数出ていますが、その中でもおすすめなのは弊社が開発している「シフト屋さん」というオンラインツールです。
シフト屋さんでは、従業員のシフト希望が提出された段階で、自動的に最適な勤務シフト表を作成できます。
また、

・連続勤務の日数
・特定の勤務シフトの連続日数

などを細かく調整できますので、従業員の負担を分散しやすくなるのです。

シフト希望の提出やシフト表の周知は、URLを共有するだけで簡単に行えますので、従業員だけでなく担当者の負担も軽減できます。
お試し用のゲストプランや、6人以下の小規模事業者向けの無料プランなども用意していますので、気になる方は是非試してみてください。

まとめ

シフトを作成する際は、様々なことを考えなければなりません。
その中でも特に重要なのが「平等性」です。
平等性に欠けたシフトを作ってしまうと、従業員の満足度が低下しやすくなりますので、最終的にはお店や会社の業績低下にも繋がってしまいます。

できる限り平等なシフトを作るためには、人の手に頼るのではなく、シフト作成ソフトを活用するのがおすすめです。
シフト屋さんなら、担当者の手間と時間を減らしつつ、平等で精度の高いシフトを作成できます。
気軽に試せるゲストプランも用意していますので、シフト作成でお困りの方は一度試してみてください。