シフト作成は誰の仕事？従業員に任せる場合のコツや注意点は？

経営者や店長など、事業において責任のあるポジションを務めている方の中には、

「シフト作成って誰の仕事なのかな？」
「誰かに任せてもいいのかな？」

という疑問を抱えている方もたくさんいるでしょう。

そこでこの記事では、シフト作成は誰の仕事なのか、従業員に任せる場合のコツや注意点はあるのかということについて、詳しく解説していきます。

シフト作成は誰の仕事？

シフトというのは、

・スキルや経験
・従業員同士の人間関係
・想定売上
・平等性

など、様々なことを考えながら作成する必要がありますので、かなり責任重大な仕事と言えます。
では、そんな責任重大な仕事は誰が担当することになるのでしょうか。

経営者

シフト作成は、そのお店もしくは会社の最高責任者でもある「経営者」が担当することもあります。
経営者は、そのお店や会社、従業員のことを1から10まで把握しているはずですので、スムーズにシフト作成を行える可能性が高いです。
ただ、お店や会社の規模が大きくなると、経営者が1人でシフトを作成するのが難しくなりますので、その場合は部下にシフト作成業務が委託されます。

店長

店長は、そのお店の責任者であり、それぞれの従業員との関係性も構築できていますので、シフト管理者としては適任です。
ただ、店長はお店全体を管理するのが仕事ですので、シフト作成まで手が回らなくなってしまうことも多いです。
その場合は、役職が付いていない正社員や、アルバイトなどに業務を割り振ることもあります。

社員

正社員として雇用されている従業員が、現場のシフト作成を担当することも意外と多いです。
役職が付いていない社員がシフト作成を担当することももちろんありますが、

・副店長
・副主任
・副班長

などが担当するケースもあります。

また、現場の社員ではなく、本社の社員がシフトを作成するというケースも、規模が大きいお店や会社だと良くあります。

アルバイト

小規模な会社やお店の場合は、役員や管理職、社員が手一杯で、シフト作成に時間を割けないケースもあります。
このような場合、アルバイトにシフト作成業務を委託するケースが多いです。

ただ、アルバイトにシフト作成や管理を任せるお店や会社は少数派と言えます。
なぜなら、シフト作成にはアルバイトでは負いきれない責任が生じるからです。
この記事を見ている経営者の方、担当者の方の中に、アルバイトにシフト作成や管理を任せたいと考えている方がいるのであれば、

・本当に任せてもいい相手なのか
・仮にトラブルが起こった場合はだれが責任を負うのか

をしっかりと考えるようにしましょう。

シフト作成業務を嫌がる従業員は多い？理由は？

シフト作成を経営者や責任者以外が担当するケースは往々にしてありますが、シフト作成を快く引き受けてくれる従業員は比較的少ない傾向にあります。
以下、その理由について詳しく見ていきましょう。

板挟みになるから

シフト作成は、想定売上やそれぞれのスキル、人間関係など様々な面を考慮しながら作成する必要があります。
また、シフトの公平性や平等性も意識しなければならないため、かなり神経を使う仕事です。

シフトの公平性や平等性が欠けてしまっていると、他の従業員からクレームを受けることになりますし、逆に公平性や平等性を意識しすぎてしまうと経営陣からお叱りを受ける可能性が高くなります。

このように、上からも下からも挟まれる未来が想像できてしまうため、多くの従業員はシフト作成を嫌がるのです。

シンプルにやるべきことが多くなるから

シフト担当に抜擢されると、やるべきことが格段に増えます。
シフト作成業務はもちろんのこと、

・シフト希望の提出を促す
・シフト交渉をする
・欠員や遅刻に対応する

などです。

これは従業員のモチベーションにもよりますので一概に断言できませんが、中には、
「そこまで私たちがやる必要はないでしょ」
と考えている方もいます。

このようなことも、従業員がシフト作成業務を嫌がる理由の1つと言えるでしょう。

シフト作成を従業員に任せる時のコツと注意点

では次に、シフト作成を従業員に任せる時のコツと注意点について詳しく解説していきます。

手当を支給する

先ほども解説したように、シフト作成業務を嫌がる従業員は意外と多くいます。
ただ、経営者や責任者などは、シフト作成以外の管理業務に忙しく、中々手が回らないこともありますよね。
そのような場合は、必然的に部下にシフト作成を委託することになります。

そんな時は、従業員がシフト作成を喜んでやってくれる仕組みを整えることが大切です。
最もおすすめなのが、手当を支給するという方法です。
基本給とは別にシフト管理手当などを支給することによって、従業員のモチベーションを高めやすくなります。

シフト作成におけるルールをしっかりと伝える

シフト作成と聞いて、

「難しそう」
「大変そう」

というイメージを持つ方は多いです。

実際、シフト作成はかなり大変ですし、時間もかかるのですが、はじめから従業員にこのようなイメージを持たれている場合、引き受けてくれる従業員を見つけられなくなります。
このようなトラブルを回避するためには、シフト作成業務をマニュアル化して、誰でも担当できる状態にしておくのがおすすめです。

そうすることによって、シフト作成や管理業務における抵抗を少なくできますので、適任者を見つけやすくなります。

丸投げしない

シフト作成を従業員に任せる場合、丸投げはしないようにしましょう。
先ほども解説したように、シフト作成は上からも下からも挟まれる、非常に大変な役回りです。
担当者として抜擢された従業員は、これまで以上に神経を使いながら仕事をすることになります。
そうすると、少しずつストレスが溜まってきて、仕事に対するモチベーションも落ちやすくなります。

このようなトラブルを防ぐためにも、経営者や責任者が適度に声をかけ、相談に乗ってあげることが大切です。
「相談できる人がいる」
と思ってもらうことによって、シフト担当者のモチベーションを向上させやすくなり、尚且つストレスも軽減しやすくなりますので、シフト作成業務を円滑に進めやすくなります。

誰でもシフト作成ができる環境を構築するためには？

誰でもシフト作成ができる環境を構築するためには、

・マニュアルを作る
・ツールを使う

上記2つのポイントを意識するのがおすすめです。

先ほども解説したように、

・シフトの締め切り日と作成日
・シフト希望の集め方
・シフトでトラブルが発生した時の対応

など、細かなルールやマニュアルを作っておくことによって、担当者が変わっても円滑にシフト作成業務を進められるようになります。

また、シフト作成ツールを使うことによって、担当者の負担を軽減しながらバランスの取れたシフトを作成できるようになります。
弊社が開発している「シフト屋さん」というツールでは、必要事項の入力と従業員のシフト希望提出が完了したら、1クリックで自動的に最適なシフトを作成できます。

シフト希望の提出やシフト表の共有なども、URLをシェアするだけで簡単に行えますので、シフトトラブルの防止にも繋げられます。
アプリのインストールなどは必要なく、導入も非常に簡単なので是非一度お試しください。

まとめ

シフト作成は、経営者や店長が務めることが多いですが、

・正社員
・アルバイト

などが担当することもあります。

ただ、多くの従業員はシフト担当者になることを嫌がる傾向にありますので、誰かに任せる場合は手当を支給したり、マニュアルを作成したり、フォロー体制を構築したり、何らかの工夫をしなければなりません。

また、担当者に丸投げしてしまうと、シフト作成におけるヒューマンエラーが起こりやすくなりますので、シフト作成ツールを活用するのもおすすめです。
シフト作成ツールにはたくさんの種類がありますが、

・導入のしやすさ
・コスパ
・操作性

などを重視している方は、登録不要で今すぐ試せる「シフト屋さん」をぜひ選択肢に入れてみてください。