シフト作成が遅いことで起こる弊害とは？ギリギリまでシフトが決まらない理由も紹介！

「もう少し早くシフトを出していただけませんか？」

と言われた経験がある経営者及びシフト担当者はたくさんいるでしょう。
シフト作成には、思っているよりも時間がかかりますので、担当者からすると、

「そんなに楽な仕事じゃないんだ・・・」

となってしまいますよね。

ただ、シフト作成が遅くなり、周知がギリギリになると、様々な弊害を生む可能性があります。
そこでこの記事では、ギリギリまでシフトが決まらない理由と、作成が遅いことで起こり得る弊害について詳しく解説していきます。

シフト作成が遅いとどんなトラブルが起こる？

では早速、シフト作成が遅いとどのようなトラブルが起こるのかということについて、詳しく見ていきましょう。

従業員の満足度が下がりやすくなる

シフト作成が遅いと、従業員の満足度が下がりやすくなります。
なぜなら、従業員がプライベートの予定を組めなくなるからです。
プライベートが充実しなくなると、当然仕事に対するモチベーションも上がらなくなりますので、

「他の会社に転職しようかな」
「もう辞めようかな」

と思われやすくなるのです。

欠員が出やすくなる

シフト作成が遅いと、欠員が出やすくなります。
なぜなら、従業員が先にプライベートの予定を入れてしまう可能性が高くなるからです。
シフトをギリギリになって発表した時に、

「すみません、その日はどうしても外せない予定があるので難しいです」

と言われてしまえば、せっかく確定したシフトを再度練り直さなければなりません。
こうなると、シフト作成の効率も落ちますし、業務も円滑に進められなくなってしまいます。

伝達ミスが起こりやすくなる

シフトの発表がギリギリになると、確認不足や伝達不足により欠員や遅刻が増える可能性が高くなります。
前もって欠員が出ることが分かっていれば何らかの対策を打てますが、当日欠勤や無断欠勤などをされてしまうと、業務効率が大幅に落ちます。
場合によっては、クレームや売上低下に繋がってしまうこともありますので注意しましょう。

ギリギリまでシフトが決まらない理由って何？

では次に、ギリギリまでシフトが決まらない理由について詳しく見ていきましょう。

担当者がシフト作成のコツや流れを理解できていない

冒頭でも解説したように、シフト作成には思っているよりも時間がかかります。
ただ、明らかに時間がかかりすぎている場合は、担当者に原因がある可能性が高いです。
特に多いのが、担当者がシフト作成のコツや流れを理解できていないケースです。
この場合は、シフト作成効率が極端に落ちますし、シフトの精度も下がってしまいますので、まずは大まかな流れやコツ、注意点を理解するところから始めなければなりません。

シフト作成がシステム化されていない

シフト作成がシステム化されておらず、毎回人の手で行っている場合も、作成と周知に時間がかかってしまいます。
従業員が多ければ多いほど、シフト作成における工数が増えますので、できるだけ早めにシステム化を行うことをおすすめします。

シフトをできるだけ早く作成するためのコツ

では次に、シフトをできるだけ早く作成するためのコツについて詳しく見ていきましょう。

シフト期間を見直す

シフト期間は、お店や会社によって異なりますが、

・1週間ごと
・2週間ごと
・1か月ごと

上記スパンのどれかで作成している所が多いです。

シフト期間が短くなればなるほど、希望シフトの回収や調整が大変になります。
できるだけ早くシフトを作成したいと考えている場合は、シフト期間を長めに設定し、まとめて作成するのがおすすめです。

シフト作成のコツと注意点を理解する

先ほども解説したように、シフト作成をスムーズに行うためには、全体の流れやコツ、注意点を理解しておく必要があります。
これについては、以下の記事で詳しく紹介していますので、気になる方は是非チェックしてみてください。

シフト作成にはコツがある？大まかな流れや注意点も徹底解説！

この記事では、シフト作成の流れやコツ、注意点について詳しく解説していきます。

シフト作成ツールを活用する

シフト作成にかかる時間や手間を短縮したいと考えている場合は、シフト作成ツールを導入するのがおすすめです。
シフト作成に特化したツールを活用することによって、

・希望シフトの回収
・シフトの入力
・シフトの調整
・シフトの共有

が簡単になります。

迅速かつ正確にシフトを作成したいなら「シフト屋さん」がおすすめ！

シフト作成に特化したツールはたくさん出ていますが、それぞれで特徴や料金が異なりますので、

「どれを導入すればいいかわからない」

と悩んでいる方もたくさんいるでしょう。

そのような方には、弊社が開発した「シフト屋さん」がおすすめです。
シフト屋さんは、ダウンロード不要ですぐに利用でき、URLを共有するだけで希望シフトの回収とシフト表の共有が行えます。

また、1クリックで自動的に最適なシフトを作成できますので、効率的且つ精度の高いシフトを作成したいと考えている方にも最適と言えます。
無料で使えるプランや、お試し用のプランも用意していますので、気になる方は是非ご活用ください。

シフト屋さん： https://shiftyasan.com

まとめ

シフト作成では、やるべきことや考えるべきことがたくさんあります。
そのため、中には、

「シフト作成と発表がいつもギリギリになってしまう」

と悩んでいる経営者、担当者の方もいるでしょう。

ただ、シフトの作成と発表がギリギリになると、様々な弊害が生まれる可能性が高くなります。
できるだけ早くシフトを作成するためには、担当者が知識をつけたり、シフト期間を見直したりする必要がありますが、それ以上に効果的なのがシフト作成ツールの活用です。

シフト屋さんをご活用いただくことによって、シフト作成における悩み全般を解決できる可能性が高くなりますので、気になる方は是非お試しください。